En bedre hverdag for Arctic Asfalt

Arctic Asfalt ble etablert i 2013, og har siden oppstarten vært i sterk vekst. Arctic Asfalt tilbyr asfaltering og spesialiserer seg på de vanskeligste jobbene. Selskapet har et sterkt ønske om å modernisere bransjen, og har som mål å implementere løsninger som effektiviserer driften, øker kvaliteten på dokumentasjon og økonomiske data.

Oppfølging og planlegging av jobber var tidligere tidkrevende og basert på manuelle prosesser, med utstrakt bruk av fortløpende kommunikasjon via telefon. Etter lengre tids vekst har det meldt seg et behov for å digitalisere saksgangen, og styrke systemene slik at riktig informasjon effektivt når riktig person til riktig tidspunkt. Det har også vært et ønske om å forbedre detaljgrad og kvalitet på dokumentasjon av jobbene, og et klarere bilde på prosjektenes lønnsomhet.

«Vårt samarbeid med Triona har gjort oss i stand til å bygge nye løsninger som optimaliserer driften, reduserer miljøutslipp og øker våre marginer» Sjur Hansen, daglig leder Arctic Asfalt AS

TRACS Flow

TRACS Flow er et system som støtter de sentrale prosessene ved å håndtere avtaler, og ordre, og er et støttesystem for operativ ledelse og oppfølging av ordre. Flow er mye brukt i entreprenør og transport-sektoren i Sverige, og har et rikt utvalg av funksjonalitet. Flow er et svært fleksibelt system, og kan lett tilpasses kundenes ordreflyt og saksgang. Systemet har også en egen mobil-løsning (Apple/Android/Webb) som benyttes til å registere data når jobben utføres. Siden Flow er et standardprodukt, har man raskt kunnet løftet arbeidsprosessene i det daglige virket etter at systemet ble installert.
Den unike kombinasjonen av kundeunike tilpasninger og standardprodukt har gitt mye verdi for pengene i form av rask leveranse, og at man setter søkelys på ønskede spesialfunksjoner i stedet for å bruke tid og penger på å implementere basisfunksjonalitet fra bunn av, som allerede finnes i standardproduktet.

Mobil-appen benyttes av sjåførene til registrere og dokumentere asfalt som transporteres. Dette er data som følger ordren helt til målgang ved fakutrering, og øker kvaliteten på hvoran en jobb er dokumentert.

Skreddersydd påbygg

Gjennom et tett samarbeid med Arctic Asfalt har Triona lagd flere tilpasninger til Flow. Det er utviklet en ukekalender som gir et svært oversiktlig totalbilde over ukens operative situasjon, og som gjør det svært enkelt å justere planer og tilordne jobber til ulike lag. Det er også utviklet en funksjon for å planlegge transport, dette skjer på daglig basis. Denne tilpasningen gir et overblikk over hvordan lastebilene fordeles på de ulike oppdragene, og er et verktøy for å omfordele og dirigere biler til riktig tid og sted. Kjøreoppdragene sendes ut til sjåføren av aktuell bil, som bruker appen til å hente og samle informasjon om sin del av oppdraget.

Tilpasninger for arbeid i felt

Arbeidsleder for hvert lag har fått utviklet sine egne sider som er tilpasset bruk i felt og vises på mobil. Dette gir et oversiktlig bilde med informasjon om dagens jobb, og hjelper arbeidslederen med å se hva som er bestilt, og gir også informasjon om viktig nøkkelpersonell og kontaktinformasjon for oppdraget. I tillegg kan arbeidslederen også dokumentere arbeidstid. Det er også mulighet å ta bilder og dokumentere avvikende forhold - denne informasjonen vil følge ordren videre hele vegen, og er også enkelt å dele internt. Det er også utviklet en egen orderoversikt med støttefunksjoner for å skape fakturagrunnlag.

Effektiv løsning

Dette har vært et vellykket prosjekt som kombinerer nyutvikling med standardprodukter på en god måte. Triona er alltid opptatt av at det er godt forhold mellom kost/nytte ved utvikling av slike løsninger. I dette tilfellet har kunden raskt fått et nytt og spesialtilpasset system. Dette har vært en nøkkelfaktor i å forbedre kundens arbeidsprosesser, og bidratt til å skape en enklere hverdag for alle ansatte i hele organisasjonen.